Apetyt rośnie w miarę jedzenia,
czyli jak z rosnącej liczby ośrodków szkoleniowych wybrać ten odpowiedni
Wraz z rosnącą liczbą ośrodków szkoleniowych i wprost proporcjonalnie rosnącymi oczekiwaniami klientów odnośnie wyboru ciekawego miejsca, coraz częściej zadaję sobie pytanie „Od czego tak naprawdę zależy czy dany hotel lub ośrodek będzie adekwatny do potrzeb uczestników i trenera oraz, co ważniejsze, czy będzie wsparciem efektywności działań szkoleniowych czy wręcz je utrudni?”
Z pewnością wybór miejsca szkolenia jest niezwykle istotny dla samej efektywności szkolenia. Z doświadczenia wiem, że organizacja szkolenia w miejscu pracy jest najmniej efektywna. Dochodzi tu często do sytuacji tak kuriozalnych, że wydają się żywcem wzięte z surrealistycznego filmu, gdyby nie to, że są prawdziwe. Na przykład rozpoczęcie szkolenia zostało zaplanowane na godz. 9.00, ale niestety sala jest jeszcze zajęta przez osoby biorące udział w zebraniu, które wyjątkowo dzisiaj się przedłuża. A musimy jeszcze przygotować sprzęt do zajęć, zainstalować projektor, rozłożyć materiały, grupa stoi już pod drzwiami, a my nerwowo się uśmiechając próbujemy rozładować całą sytuację.
Czy też inny przykład: przypuśćmy, że rozpoczynamy szkolenie z obsługi trudnego klienta w grupie 10 osób - mamy możliwość podziału na podgrupy, pary, w których uczestnicy mogą sprawdzić swoje umiejętności radzenia sobie z różnymi typami klientów. Jako, że szkolenie ma postać warsztatów, gdzie skupiamy się na doskonaleniu konkretnych umiejętności i kształtowaniu postaw, zaplanowaliśmy w trakcie zajęć liczne scenki z odgrywaniem ról. Początkowo wszystko idzie gładko, kolejne pary odgrywają zaplanowane scenki, ale co jakiś czas, ktoś zagląda do sali i wywołuje to tego, to owego. A to ważny klient potrzebuje konsultacji z naszym uczestnikiem, a to niezwykle pilny telefon międzynarodowy. Wkrótce z naszej 10-osobowej grupy zostają nam 3 osoby. I cóż w takiej sytuacji zrobić? Dobry trener sobie poradzi, ale co z efektywnością i aktywizacją uczestników?
Stąd też nasze sugestie, aby o ile to możliwe przeprowadzać szkolenie poza firmą. Ma to również dodatkowy aspekt motywacyjno-integracyjny. Pracownicy czują się docenieni i „doinwestowani”.
Oczywiście szukając miejsc na szkolenia korzystam z bazy tworzonej w trakcie wielu lat pracy, aczkolwiek poszukuję też nowych lokalizacji. I to zarówno dużych ośrodków szkoleniowych w głównych miastach Polski, jak i niewielkich, kameralnych pensjonatów. Będąc niemłodą już niestety Specjalistką ds. Szkoleń, od kilkunastu lat zajmującą się tematyką organizacji i prowadzenia szkoleń biznesowych, po wielokroć miałam okazję poszukiwać i wybierać ciekawe miejsca na realizację szkoleń - zarówno dla grup niewielkich kilkunastoosobowych, jak i tych dużych projektów, gdzie trzeba było zorganizować kilkadziesiąt szkoleń w różnych miejscach w Polsce. Za każdym razem, kiedy klient zgłaszał mi potrzebę polecenia ośrodka starałam się bardzo dokładnie rozpoznać potrzeby i oczekiwania, aby zapewnić uczestnikom nie tylko komfort zdobywania wiedzy, ale po wielogodzinnym przesiadywaniu w sali i doskonaleniu rozlicznych umiejętności zapewnić im spędzenie miłego i ciekawy wieczór. Każdy bowiem jadąc na szkolenie ma swoje oczekiwania i upodobania. Dla jednego najważniejszą sprawą będzie łatwy dojazd, niekoniecznie samochodem, dla innego dobra kuchnia, jeszcze inny za priorytet uzna profesjonalną i życzliwą obsługę, czy dodatkowe atrakcje jakie są w hotelu (basen, spa, dyskoteka, kręgle, korty itp.). Współczynników i wektorów jest bez liku. Oczywiście sam fakt posiadania tego typu atrakcji nie jest wystarczający. Na miejscu może się okazać, że basen jest otwarty, albo ma wielkość zbliżoną do dużej wanny, a zabiegi w spa trzeba rezerwować miesiąc wcześniej. Starajmy się więc sprawdzić wszystko co możliwe, aby uczestnicy po przyjeździe na miejsce nie rozczarowali się.
Zawsze warto sprawdzić na miejscu to co hotel, ośrodek czy pensjonat zachwala na swojej stronie internetowej. Niestety informacje ze stron nie zawsze pokrywają się z rzeczywistością. Na co więc powinniśmy zwrócić szczególną uwagę?
Z pewnością ważny jest rzeczywisty standard hotelu – nie zawsze liczba gwiazdek gwarantuje poziom usługi. Spotkałam się na przykład z przypadkiem hotelu czterogwiazdkowego (więc zdawałoby się gwarantującego tenże wysoki poziom), w którym przepływ informacji pomiędzy recepcją, a dajmy na to restauracją był bliski zeru. Coraz częściej zdarza się, że uczestnik czy prowadzący szkolenie jest osobą stosującą dietę wegetariańską. Do mnie więc jako organizatora jest sprawdzenie, czy takie wymagania zostaną spełnione i zgłoszenie odmiennych upodobań kulinarnych. I owszem zgłaszam na recepcji, pani recepcjonistka oczywiście zapewnia, że „tak, że nie ma problemu, że jak najbardziej”, zapisuje nawet skrupulatnie w komputerze, po czym w tymże komputerze informacja owa pozostaje. Nie dociera niestety do restauracji, szefa kuchni, co ma jednakowoż kluczowe znaczenie w tym przypadku. I taki wegetarianin pozostaje na głodzie, ewentualnie, życzliwa skądinąd obsługa w restauracji, proponuje talerz sałaty i w momencie gdy grupa kończy obiad pyta stroskana: „A co by Pani zjadła, bo dla Pani nic nie mamy?”
Z drugiej zaś strony niewielki hotelik bez gwiazdek i super przeszkolonego personelu potrafi stworzyć miłą, dyskretną i profesjonalną atmosferę, gdzie obsługa ukierunkowana jest na klienta i stara się zrozumieć nasze potrzeby.
Nie chciałabym, abyście odnieśli wrażenie, iż jestem zdeklarowaną orędowniczką małych hoteli. Są również przypadki nadzwyczajnej obsługi w dużych hotelach i mówiąc delikatnie miernej w małych rodzinnych pensjonatach, gdzie właściciel za każdym razem, gdy nas widzi próbuje dociec, w natarczywy sposób, jakie jest nasze samopoczucie i czy aby na pewno niczego nam nie brakuje, przysiada się do nas do stolika i zagląda w talerze. Niestety zawsze lepiej zapamiętujemy te przypadki, w których coś nas rozczarowało. Zasada, że klient zadowolony powie o tym 5 znajomym osobom, a niezadowolony 50 jest tu jak najbardziej na miejscu.
Nie bez znaczenia są też koszty związane z zakwaterowaniem i wyżywieniem. Choć niekonieczne jest wydawanie 500 zł na jeden nocleg i zamawianie bardzo drogich dań. Coraz częściej kuchnia regionalna, ale przyrządzona „po domowemu” cieszy się większym wzięciem. Dla poszukujących egzotycznych doznań smakowych można zorganizować wieczór sushi jako imprezę towarzyszącą. I naprawdę nie wiąże się to z jakimiś nadzwyczajnymi kosztami.
Jeżeli chodzi o wyżywienie na pewno warto sprawdzić gramaturę (sic!) dań. Bo cóż nam po pięknej nazwie np. zawijaniec litewski, warkocz ze szczupaka, czy inne, kiedy okazuje się, że najeść się tym nie sposób, bo porcyjka maleńka. Oczywiście możemy również spotkać się z grupą zblazowanych uczestników, którzy stwierdzą, że hotel „niefajny”, bo „porcje za duże”. Kolejnym aspektem jest możliwość dojazdu do ośrodka środkami masowymi. Często szkolenia wyjazdowe niosą ze sobą kłopot transportu. Oczywiście można go rozwiązać wynajmując autokar, czy też organizując „podwózkę” kilku osób jednym samochodem. Nieraz jednak klient chcąc ograniczyć koszty decyduje się na ośrodek w dużym mieście, do którego dociera PKP.
Wszystko zależy od potrzeb i oczekiwań. Jeśli dokładnie sprecyzujemy na czym klientowi zależy, z pewnością podniesie to standard szkolenia i dodatkowo pozostawi pozytywne wrażenie i poczucie „zaopiekowania”.
